Hầu hết
các tính năng quản lý thành viên đều tập trung ở menu People.
Nhưng trước khi sử dụng menu People, bạn cần thực hiện một số việc như lập kế
hoạch quản lý thành viên (như cần tạo bao nhiêu nhóm thành viên, thành viên
trong nhóm đó được làm những gì, chia số lượng cụ thể cho một nhóm nào đó…),
tạo một tài khoản người dùng để thử nghiệm những gì đã thiết lập, soạn nội dung
thư gửi đến thành viên khi đăng kí mới, xác thực thành viên, khóa tài khoản
hoặc hủy tài khoản,… và có thể vẽ một sơ đồ tổ chức thành viên cho website.
- Tạo
nhóm thành viên:
Ngoài ba
nhóm thành viên mặc định Anonymous User, Authenticated User,
Administrator, bạn có
thể tạo thêm các nhóm thành viên khác như Blog Writer (thành viên chuyên viết blog), Moderator Forum (điều hành viên của diễn đàn),…Tại thẻ Permissions,
bạn bấm vào nút Roles rồi nhập tên nhóm thành viên
vào trước nút Add roles. Bạn thay
đổi các chỉ số ở cột Weight để sắp xếp lại các nhóm thành
viên theo hướng tăng dần của nhiệm vụ được giao, luôn giữ Administrator ở vị
trí sau cùng.
Nếu cần
chỉnh sửa tên nhóm chuyên mục thì bạn bấm vào liên kết Edit
role và
nhập tên mới vào ô Role name, bấm Save
role.
- Cấp
phép cho nhóm thành viên
Việc làm
tiếp theo là bạn cần phải cấp phép sử dụng các tính năng trên website cho từng
nhóm thành viên. Để thực hiện, bạn bấm vào nút Permissions để cấp phép cùng lúc cho tất cả
các nhóm. Với cách làm này sẽ thuận lợi hơn cho người quản trị trong việc phân
quyền và so sánh giữa các nhóm. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện phần quyền
cho từng nhóm (các nhóm còn lại không hiển thị) bằng cách bấm Edit
permissions trong
khung quản lý các nhóm thành viên.
Các nhóm
tính năng đáng quan tâm như Aggregator- quản lý
cập nhật tin RSS, Comment- quản lý bình
luận,Filters-
cho phép sử dụng các định dạng văn bản (phải đảm bảo định dạng được chọn đã bảo
mật nếu cho phép nhóm Anonymous User, đặc biệt
là định dạng ảnh tải lên), Node- quản lý bài viết
(gồm có các kiểu bài viết trên website, các blog entry, các chủ đề của diễn
đàn), Search- quản lý công
cụ tìm kiếm, User- quản lý thành
viên (có thể cấp phép cho nhóm Moderator Forum),… xong bấm Save
permissions.
Lưu ý, bạn cần cẩn thận khi phân quyền truy cập cho
các nhóm người dùng web, đối với những tính năng quan trọng chỉ nên giao cho
các thành viên chỉ thật sự tin tưởng.
- Thêm
thành viên mới
Ngoài
những thành viên tự đăng kí, bạn có thể tạo thêm thành viên khi có yêu cầu. Ở
thẻ List, bạn bấm Add
user rồi
điền vào các thông tin Username- tên tài khoản, E-mail address- địa chỉ thư điện tử để nhận
thông báo từ website, Password- mật khẩu, Confirm password- nhập lại mật khẩu, Status-
kích hoạt (Active) hoặc khóa (Blocks) tài khoản, Roles-
chọn nhóm thành viên quản lý, Notify user of new account-
thông báo cho thành viên về tài khoản đã tạo, bấm Create new account.
Ở cửa sổ
quản lý thành viên, bạn còn được cung cấp một số tính năng giúp ích cho việc
tìm kiếm và phân quyền. Khung Show only users where giúp tìm kiếm nhanh một thành viên nào
đó theo các bộ lọc: Role- nhiệm vụ, Permission-
cấp phép, Status- tình trạng của tài
khoản, bạn chỉ cần chọn bộ lọc và bấm Filter sẽ có ngay kết quả tìm kiếm. Ở
khung Update Options, bạn có
thể khóa tài khoản, hủy tài khoản, chỉ định vào nhóm thành viên mới cho một
thành viên nào đó.
- Thiết
lập nâng cao
Với tính
năng User Settings, bạn có
thể quy định nhiệm vụ của người quản trị, hình thức đăng kí và xóa tài khoản
thành viên, thiết lập thông tin cá nhân và nội dung các email liên hệ giữa
website với thành viên. Để sử dụng tính năng này, bạn bấm thẻ Permission rồi bấm vào liên kết User
Settings.
Trang mới
hiện ra gồm có các khung: Anonymous User- đặt lại
tên cho nhóm người dùng ẩn danh, Administrator Role- chọn nhiệm vụ cho người quản trị (thay
đổi này không ảnh hưởng đến quyền quản trị hiện có), Registration
and Cancellation, Personalization, Emails.
Khung Registration
and Cancellation giúp
thay đổi các tùy chọn về hình thức đăng kí và hủy tài khoản thành viên. Mục Who
can register accounts có
ba lựa chọn: Administrators only- quản
trị mới có quyền tạo tài khoản mới,Visitors-
dành cho khách truy cập, Visitors, but administrator approval
is required- khách truy cập đăng ký và gửi yêu cầu đến quản trị để
kích hoạt tài khoản.
Riêng ở
tùy chọn Require e-mail verification when a
visitor creates an account- gửi mail yêu cầu xác thực tài khoản,
thành viên chỉ đăng nhập được khi nhận được mật khẩu chỉ định của hệ thống. Mục When
cancelling a user account có
các hình thức: Disable the account and keep its
content- vô hiệu tài khoản và giữ lại nội dung,Disable the account and unpublish its
content- vô hiệu tài khoản và không đăng nội dung, Delete the account and make its content belong to the
Anonymous user- hủy tài khoản và làm cho nội dung thuộc về người
dùng ẩn danh, Delete the account and its content-
hủy tài khoản và nội dung.
Khung Personalization có các tùy chọn Enable
signatures- cho phép sử dụng chữ ký, Enable
user picture- cho phép sử dụng hình ảnh thành viên, Picture
directory- thư mục lưu trữ hình ảnh, Default
picture- hình ảnh mặc định, Picture display style-
chọn kiểu hiển thị hình ảnh, Picture upload dimensions-
kích thước tối đa của ảnh cho phép tải lên, Picture upload file- dung
lượng tối đa của tập tin tải lên. Lưu ý, để hình ảnh của thành viên hiển thị
cạnh bài viết của mình thì bạn cần vào menu Appearance rồi chọn User
pictures in posts trong
khungToggle Display.
Khung Emails giúp bạn thay đổi nội dung của
các thư mà hệ thống gửi đến thành viên khi quản trị tạo tài khoản mới (Welcome-new user create by
administrator), chờ sự chấp thuận của quản trị (Welcome-awaiting approval),
không chấp thuận tài khoản (Welcome-no
approval required), tài khoản đã được kích hoạt (Account activation), tài
khoản bị khóa (Account
blocked), tự hủy tài khoản thành viên (Account cancellation confirmation), tài khoản
đã bị hủy bỏ (Account
canceled), phục hồi mật khẩu (Password
recovery). Ví dụ, đối với nội dung thư Welcome(awaiting
approval), bạn chỉnh sửa nội dung ở hai khung Subject và Body.
Trong đó, cụm từ trong ngoặc vuông là biến, chẳng hạn như [user:name],
[site:name]. Bạn bấm vào chủ đề ở cột Name bên dưới dòng chữ Click
a token to insert it into the field you've last clicked để tìm thêm các biến mới.
Khi xong,
bạn bấm Save configuration để các thay đổi có hiệu lực.
St : Hoàng Lợi
